Datasekretessdeklaration

Förvaring av personuppgifter

Samlandet av personuppgifter regleras i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) och i de andra dataskyddsbestämmelserna som är tillämpliga för stiftelser.

Personuppgifter är alla de uppgifter som kan användas för att identifiera en klient eller som på något annat sätt kan kopplas till klienten. I huvudsak behandlas stiftelsen personuppgifter som har fåtts direkt från forskaren och medkontrahenter. De huvudsakliga rättsgrunderna är avtal och samtycke enligt artikel 6.1 a och b. Stiftelsen får personuppgifter från forskarnas ansökningar av forskningsbidrag till forskarregistret och från hyreskontrakt till registret över hyresgäster. Dokument registreras och lagras i en elektronisk form och förvaras separat i enskilda filar.

Hur och varför behandlar och förvarar stiftelsen personuppgifter?

Stiftelsen behandlar personuppgifter i enlighet med bestämmelserna gällande skydd av personuppgifter bland annat för att uppfylla avtalsförpliktelserna, handlägga bidragsansökan, förbereda bidragsbeslut och fastställa bidragstagares identitet. Bidragstagarna och medkontrahenter har rätt att be om information gällande hur de egna personuppgifterna behandlas samt att begära att felaktiga uppgifter korrigeras.

Personuppgifter används till förvaltning och administration av avtalsförhållandet mellan personen och/eller organisationen, såsom förvaltning av bidragstagarna och erbjudandet av tjänster, inklusive behandling av betalningar, bokföring, revision och fakturering samt med dessa sammanhörande stödtjänster, och att uppfylla lagstadgade skyldigheter.

Hur och hur länge personuppgifter förvaras?

Endast stiftelsens ombudsman behandlar personuppgifter och har tillgång till elektroniska dokumenten som innehåller personuppgifter. Arkiverade fysiska dokument förvaras i skåp som är låst med kod eller i ett låst utrymme. Endast stiftelsens ombudsman och styrelseordförande har tillgång till arkivet. Stiftelsens lokaler är låsta och bevakas av ett bevakningsbolag. Bevakningsbolag har tillgång till stiftelsens fysiska kansli. En särskild anmälan till stiftelsens ombudsman och styrelseordförande krävs varje gång en väktare kommer in i kansliet.

Vi förvarar klientens personuppgifter för de ovannämnda syftena så länge som uppdragsförhållandet eller annat förhållande är i kraft, eller i enlighet med vad som i övrigt bestäms i lag. Pappersdokumenten förstörs på ett säkert sätt när de har lagrats i en elektronisk form eller blir annars onödiga. Gamla dokument, som finns bara i fysisk form, har sparats i arkivet. Stiftelsen förvarar dokument av historiska skäl.

Dina rättigheter när stiftelsen förvarar dina personuppgifter:

Rätt till information om insamlingen samt behandlingen av personuppgifter
Rätt att få tillgång till dina personuppgifter samt en kopia av de personuppgifter som behandlas
Rätt till rättelse av felaktiga personuppgifter
Rätt att bli glömd, dvs. till radering av personuppgifter
Rätt till begränsning av behandling av personuppgifter, ifall du anser uppgifterna vara felaktiga
Rätt att få dina personuppgifter i en strukturerad, allmänt använt och maskinläsbar form samt rätt att själv flytta uppgifterna från ett system till ett annat
Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten (Dataombudsmannen)
Rättigheternas detaljerade innehåll är närmare beskrivet i dataskyddsförordningen.